DATOS GENERALES


Descripción:

FACILITAR EL ACCESO AL CIUDADANO O USUARIO, SOBRE LA DOCUMENTACIÓN CON CARÁCTER HISTÓRICO, ORGANIZADA Y CONTENIDA EN ESTE ACERVO.

Nombre de la Entidad Federativa: Quintana Roo
Instancia Gubernamental: Archivo General del Estado
Tipo: Servicio
Sector: Ciudadano
Modalidad: Presencial
Categoría: N/A
Fundamento Jurídico del Trámite:

REGLAMENTO INTERIOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO, PUBLICADO EN EL PERIODICO OFICIAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO, EL 15 DE JULIO DE 2013: 

ARTÍCULO 24. UNA VEZ INCORPORADA FORMALMENTE A SUS ACERVOS, LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA RESGUARDADA POR EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, ESTARÁ SUJETA SIN EXCEPCIÓN, A LAS NORMAS Y CONDICIONES DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN, CONSERVACIÓN, REPRODUCCIÓN Y ACCESO QUE EL ORGANISMO ESTABLEZCA PARA GARANTIZAR SU CABAL PRESERVACIÓN Y APROVECHAMIENTO.

ARTICULO 15° CORRESPONDE A LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO DEL EJECUTIVO, EL EJERCICIO DE LAS SIGUIENTES ATRIBUCIONES. V.- DEFINIR Y PROPONER A EL/LA DIRECTOR/A GENERAL, LAS POLÍTICAS Y DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS PARA LA CONSULTA Y PRÉSTAMO EN SU CASO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE OBRA EN LOS ACERVOS DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS VI.- PROPONER, PROGRAMAR Y LLEVAR A CABO LA DIFUSIÓN DEL MATERIAL HISTÓRICO, BIBLIOGRÁFICO Y HEMEROGRÁFICO, PROCURANDO SIEMPRE LOS MEDIOS MÁS FAVORABLES PARA TAL FIN, CON EL PROPÓSITO DE ESTIMULAR LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA Y SOCIAL SOBRE LA ENTIDAD.

ARTICULO 30°. EN PRINCIPIO, TODOS LOS DOCUMENTOS Y MATERIALES QUE CONFORMAN LOS ACERVOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO PODRÁN SER CONSULTADOS POR CUALQUIER CIUDADANO MEXICANO Y POR LOS EXTRANJEROS DEBIDAMENTE ACREDITADOS, SIN MÁS RESTRICCIONES QUE LAS DERIVADAS DE LA PROTECCIÓN DE LOS INTERESES INSTITUCIONALES, LAS SEGURIDAD NACIONAL Y LA PRIVACÍA DE LOS CIUDADANOS, ASÍ COMO LAS QUE EN SU CASO RESULTEN DE LAS POLÍTICAS Y MEDIDAS DE CONSERVACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS, O LAS QUE SE CONVENGAN CON LOS PARTICULARES QUE DONEN O DEPOSITEN SUS ARCHIVOS EN EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO. EN TODO CASO, SERÁ RESPONSABILIDAD DE ESTE PRECISAR Y GARANTIZAR LA OBSERVACIÓN DE LOS PLAZOS Y MODALIDADES DEL ACCESO POR PARTE DEL PÚBLICO A LA DOCUMENTACIÓN QUE CONSERVA. SEGÚN LOS LINEAMIENTOS SEÑALADOS Y LOS QUE OTRAS DISPOSICIONES LEGALES, EXPRESAMENTE PREVEAN.

ARTICULO 33°. LAS NORMAS DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y CONSULTA DE LOS FONDOS Y MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS, HEMEROGRÁFICOS Y AUDIOVISUALES QUE EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO REUNA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO SERÁN ESTABLECIDAS POR EL PROPIO ORGANISMO, CON BASE EN LOS PRINCIPIOS BIBLIOTECARIOS Y HEMEROTECARIOS PERTINENTES.

ARTÍCULO 31°. EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO ESTABLECERÁ Y REGULARÁ LAS ÁREAS Y SERVICIOS NECESARIOS PARA EL REGISTRO, ORIENTACIÓN Y ATENCIÓN DEL PÚBLICO INTERESADO EN CONSULTAR LOS MATERIALES QUE CONFORMAN SUS ACERVOS. LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA ORIGINAL QUE CONSERVA LA INSTITUCIÓN, SÓLO SERÁ CONSULTADA EN DICHAS ÁREAS E INSTALACIONES; SIN EMBARGO, EN CASOS EXCEPCIONALES, EL DIRECTOR PODRÁ AUTORIZAR LA SALIDA TEMPORAL DE ESTOS MATERIALES DE LA INSTITUCIÓN PARA CONSULTA O EXHIBICIÓN EXTERNAS, PREVIA GARANTÍA DE SU INTEGRIDAD FÍSICA Y RECUPERACIÓN.

ARTÍCULO 25. LA ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL HISTÓRICO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, SE SUSTENTARÁ EN LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS DE PROCEDENCIA Y DE ÓRDEN ORIGINAL, MEDIENTE LA FORMACIÓN Y CONTROL DE FONDOS Y COLECCIONES EN LOS QUE SE MANTENGA O RESTITUYA LA IDENTIDAD E INTEGRIDAD ORGÁNICA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE INCORPORE Y RESGUARDE. SOBRE ESTA BASE, LA INSTITUCIÓN ELABORARÁ Y PUBLICARÁ LOS REGISTROS E INSTRUMENTOS PARA EL CONTROL Y LA CONSULTA DE LOS FONDOS Y GRUPOS DOCUMENTALES E HISTÓRICOS QUE CONFORMAN SU ACERVO, DÁNDOLE PRIORIDAD A LAS TÉCNICAS INTENSIVAS, POR SOBRE LAS EXHAUSTIVAS, DE DESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS.

ARTÍCULO 26. EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DEBERÁ ADOPTAR, INSTRUMENTAR Y EVALUAR REGULARMENTE UN PROGRAMA GENERAL DESTINADO A LA CONSERVACIÓN Y EL MANTENIMIENTO FÍSICO DE SUS ACERVOS, QUE PREVEA LAS NORMAS, CONDICIONES, MEDIDAS Y PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA COMBATIR Y EVITAR EL DETERIORO O PÉRDIDA DE LOS MISMOS, DANDO PRIORIDAD A LAS ACCIONES PREVENTIVAS, POR SOBRE LAS CORRECTIVAS, EN ESTA MATERIA. EN EL PROGRAMA Y LAS ACCIONES ARRIBA MENCIONADAS SE DARÁ ESPECIAL ATENCIÓN A LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA EVITAR LA SUSTRACCIÓN O DESTRUCCIÓN DELIBERADAS DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA QUE EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO CONSERVA. EN CASO DE QUE SE INTENTEN O REALICEN ESTOS HECHOS, LOS RESPONSABLES SERÁN SANCIONADOS PENAL O ADMINISTRATIVAMENTE, SEGÚN LO DISPUESTO POR LA LEGISLACIÓN VIGENTE, DEBIENDO EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO PROMOVER LO QUE CORRESPONDA ANTE LAS AUTORIDADES COMPETENTES.

ARTICULO 27°. DE ACUERDO CON SUS POSIBILIDADES EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO INSTALARÁ Y DESARROLLARÁ LOS SISTEMAS Y SERVICIOS REPROGRÁFICOS MÁS CONVENIENTES Y EFICACES PARA APOYAR LA MEJOR CONSERVACIÓN DE SUS ACERVOS, ASÍ COMO LA CONSULTA Y APROVECHAMIENTO DE LOS MISMOS. LA PROPIA INSTITUCIÓN ESTABLECERÁ LAS POLÍTICAS CON QUE SE OFRECERÁN AL PÚBLICO ESTOS SERVICIOS. EN CASO DE QUE LOS SOLICITANTES DE LOS SERVICIOS MENCIONADOS DESEEN HACER USO EDITORIAL O COMERCIAL DE LAS REPRODUCCIONES DE LOS MATERIALES QUE CONFORMAN LOS ACERVOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO. DEBERÁ SOLICITAR PREVIAMENTE LA AUTORIZACIÓN EXPRESA DE ESTE, QUIEN DE JUZGARLA CONVENIENTE LA OTORGARÁ, SIN MENOSCABO DEL DERECHO DE AUTOR CORRESPONDIENTE, PUDIENDO REQUERIR, ADEMÁS DE LOS CRÉDITOS RESPECTIVOS, LA DONACIÓN DE EJEMPLARES DE LAS PUBLICACIONES O VIDEOGRAMAS ELABORADAS CON BASE EN ELLOS, PARA INCORPORARLAS A LOS FONDOS BIBLIOGRÁFICOS, HEMEROGRÁFICOS Y AUDIOVISUALES QUE MANEJA.

ARTÍCULO 32. EL PERSONAL RESPONSABLE DE LA INCORPORACIÓN, CUSTODIA Y PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN RESGUARDADA POR EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, DEBERÁ GUARDAR DISCRECIÓN Y RESERVA RESPECTO A LOS MATERIALES CUYO ACCESO QUEDE RESTRINGIDO EN LOS TÉRMINOS DEL PRESENTE REGLAMENTO; A LA VEZ, BRINDARÁ CON MAYOR EFICIENCIA LA ORIENTACIÓN Y LOS SERVICIOS QUE SEAN SOLICITADOS POR EL PÚBLICO EN CUANTO A LA CONSULTA DE LOS DEMÁS MATERIALES Y ACERVOS DE LA INSTITUCIÓN. LA DISCRECIÓN O LA FUGA DE INFORMACIÓN RESTRINGIDA, ASÍ COMO EL OCULTAMIENTO DE INFORMACIÓN SUSCEPTIBLE DE SER CONSULTADA SERÁN SANCIONADAS DE ACUERDO CON LO PREVISTO EN LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

LEY DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN PARA EL ESTADO DE QUINTANA ROO: CAPÍTULO SÉPTIMO DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DEL SISTEMA QUINTANARROENSE DE DOCUMENTACIÓN ARTÍCULO 22.- FORMAN PARTE DEL SISTEMA LAS SIGUIENTES UNIDADES DOCUMENTALES EN EL ESTADO: IV. ARCHIVOS HISTÓRICOS: SON LOS QUE SE CONSTITUYEN CON AQUELLOS DOCUMENTOS CUYO CONTENIDO ES DE GRAN TRASCENDENCIA Y DIGNO DE MEMORIA, DEBIENDO POR TANTO, SER PERMANENTE SU CONSERVACIÓN. SERÁ RESPONSABILIDAD DE LOS TITULARES DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS GARANTIZAR LA CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN CONSIDERANDO QUE POR SU TRASCENDENCIA, ESTOS DOCUMENTOS ADQUIEREN UNA VITAL IMPORTANCIA PARA LA COMUNIDAD; POR LO QUE DEBERÁN ESTABLECER MECANISMOS DE CONTROL PARA LA CONSULTA DE DICHOS DOCUMENTOS POR PARTE DEL PÚBLICO ENGENERAL. VIII. HEMEROTECAS: SON LAS UNIDADES DOCUMENTALES ENCARGADA DE SELECCIONAR, ADQUIRIR, REGISTRAR, CLASIFICAR, CATALOGAR, ANALIZAR, DIVULGAR Y COLECCIONAR PERIÓDICOS. IX.- MAPOTECAS: SON LAS UNIDADES DOCUMENTALES ENCARGADAS DE SELECCIONAR,ADQUIRIR,REGISTRAR, CLASIFICAR, CATALOGAR, ANALIZAR Y DIVULGAR DOCUMENTOS CON INFORMACIÓN GEOGRÁFICA.

ARTÍCULO 37.- LA DIFUSIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE INTERÉS PÚBLICO SERÁ RESPONSABILIDAD DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES QUE LOS TENGAN BAJO SU CUSTODIA. PARA SU DIFUSIÓN, LAS PUBLICACIONES OFICIALES DEBERÁN REUNIR LOS REQUISITOS QUE LAS ACREDITEN COMO TALES, DE ACUERDO CON LASDISPOSICIONES NORMATIVAS APLICABLES.

ARTÍCULO 41.- NINGÚN SERVIDOR PÚBLICO EN EJERCICIO DE SU CARGO PUEDE ADAPTAR, MODIFICAR, ALTERAR O HACER SEÑALAMIENTOS, EN LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS FUERA DE LO ESTIPULADO EN LAS DISPOSICIONES LEGALES O ADMINISTRATIVAS QUE SE DICTEN. LOS PARTICULARES QUE EN EL MANEJO O CONSULTA MUTILEN, DESTRUYAN O EXTRAVÍEN UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO O HISTÓRICO, SE HARÁN ACREEDORES A LAS SANCIONES PREVISTAS POR ESTA LEY.

ARTÍCULO 42.- QUIENES ENAJENEN Y SUSTRAIGAN DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS O HISTÓRICOS, SIN AUTORIZACIÓN POR ESCRITO DE LAS AUTORIDADES FACULTADAS PARA ELLO, SE LES SANCIONARÁ DE ACUERDO CON ESTA LEY, INDEPENDIENTEMENTE DE SER DENUNCIADAS ANTE LAS AUTORIDADES COMPETENTES.

ARTÍCULO 45.- LAS INFRACCIONES A ESTA LEY Y A LAS DETERMINACIONES DE LAS AUTORIDADES COMPETENTES, COMETIDAS POR PARTICULARES, SE SANCIONARÁN CON: I. MULTA DE TRES A QUINIENTAS VECES EL SALARIO MÍNIMO VIGENTE EN EL ESTADO, AL COMETERSE LA INFRACCIÓN, SEGÚN LA GRAVEDAD DE LA MISMA. II. SUSPENSIÓN AL ACCESO DE LOS ARCHIVOS ABIERTOS AL PÚBLICO.

ARTÍCULO 23.-SERÁN RESPONSABILIDAD DE LAS DISTINTAS UNIDADES DOCUMENTALES A QUE HACE REFERENCIA EL ARTÍCULO ANTERIOR , MANTENER DEBIDAMENTE ORGANIZADOS LOS DOCUMENTOS PARA SU FÁCIL LOCALIZACIÓN Y CONSULTA HACIENDO USO DE SISTEMAS, MÉTODOS Y TÉCNICAS ESTANDARIZADOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN, ASÍ COMO EL USO FACTIBLE DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICABLES.

ARTÍCULO 27.- LA REPRODUCCIÓN DE UN DOCUMENTO DE INTERÉS PÚBLICO, SE LLEVARÁ ACABO ATENDIENDO EL REQUERIMIENTO QUE SU TRÁMITE DETERMINE, ASÍ COMO LA DIVULGACIÓN QUE DEL MISMO DEBA REALIZARSE.

ARTÍCULO 36.- LOS DOCUMENTOS DE INTERÉS PÚBLICOS PODRÁN SER CONSULTADOS, EN SU CASO, POR QUIEN LO SOLICITE EN LAS UNIDADES DOCUMENTALES DISPUESTAS PARA ESTE FIN, LAS QUE ESTABLECERÁN LAS DISPOSICIONES A QUE DEBERÁN SUJETARSE LOS USUARIOS EN LO REFERENTE AL MANEJO Y CUIDADO DE LOS MENCIONADOS DOCUMENTOS.

 DECRETO MEDIANTE EL CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, COMO UN ORGANISMO PÚBLICO DESCONCENTRADO DE LA OFICIALIA MAYOR, PUBLICADO EN EL PERIODICO OFICIAL EL 15 DE JUNIO DEL 2001: ARTÍCULO DOS.- EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO COMO ÓRGANO DESCONCENTRADO, ESTARÁ BAJO LA COORDINACIÓN DE LA OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO, Y TENDRÁ LAS SIGUIENTES FUNCIONES: II. FUNGIR COMO ORGANO CENTRAL PARA LA CONSERVACIÓN Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA GENERADA Y ACUMULADA POR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL, DESDE SUS ORÍGENES HASTA NUESTROS DÍAS, ASÍ COMO DE LA QUE EN LO FUTURO EL EJECUTIVO ESTATAL PRODUZCA DIRECTAMENTE O ADQUIERA POR DONACIÓN, COMPRA, DEPÓSITO O CUALQUIER MEDIO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO AUTORIZADO MEDIANTE OFICIO SC/OS/DIC/3043/X/10 DE FECHA 14 DE OCTUBRE DE 2010: PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS PÁGINA 46-50 FORMAS Y GUÍAS DE LLENADO (FORMATOS PARA TRAMITE DE CONSULTA) PAGINAS 51-55

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE Q.ROO AUTORIZADO MEDIANTE OFICIO SGP/DS/CGMGP/0510/IV/2015: 2. - DIRECCIÓN DE ARCHIVO DEL EJECUTIVO VI. REGLAMENTAR LA CONSULTA Y PRÉSTAMO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESTATAL QUE OBRA EN LOS ACERVOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE QUINTANA ROO: ARTICULO 17.- LOS SERVIDORES Y EMPLEADOS PÚBLICOS, ESTATALES O MUNICIPALES, ACATARAN EL DERECHO DE PETICIÓN, CUANDO SE EJERZA POR ESCRITO.


Descripción de casos en el que se realiza el trámite: N/A
Formato Presentación del Trámite: N/A
Fecha Publicación en Medio de Difusión: N/A
Requiere Verificación: No
Objetivo Verificación: N/A
Plazo a Resolver el Trámite: INMEDIATO
Afirmativa Negativa: afirmativa ficta
Plazo Prevenir Solicitante: N/A
Plazo Cumplir Prevención: N/A
Monto Derechos(MXN): NO APLICA
Tipo Monto Derechos: Moneda MX
Adjunto Monto Derechos: N/A
Vigencias Fechas Emitidos: N/A
Criterios de resolución del Trámite o Servicio:

-SI EXISTE LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN LOS ACERVOS BIBLIOGRÁFICOS,HEMEROGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS, Y SI SE ENCUENTRA ORGANIZADA, SE BRINDA EL SERVICIO. -SI LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA ESTA CLASIFICADA COMO CONFIDENCIAL O RESERVADA O ESTA SIENDO SOMETIDA A ALGÚN PROCESO DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN O RESTAURACIÓN NO SE PODRA BRINDAR EL SERVICIO DE CONSULTA.


Horario de Atención al Público: 9:00 A 15:00 HORAS.
Unidad administrativa para presentar el trámite: N/A
Criterios de resolución del Trámite o Servicio: N/A
Información a Conservar: N/A

Requisitos:


LISTA DE REQUISITOS: N/A
Detallar otros Requisitos Enumerados:

Persona Física:

1.PARA ACCEDER A LA SALA DE CONSULTA, LOS USUARIOS DEBERAN ACREDITARSE CON LA CREDENCIAL DE ELECTOR, DE ESTUDIANTE O DEL CENTRO DE TRABAJO AL QUE PERTENESCA Y PROPORCIONARLA AL ENCARGADO DEL SERVICIO, LA CUAL SERA DEVUELTA AL FINALIZAR LA CONSULTA. 2. LA PERSONA A LA QUE SE PROPORCIONEN LOS DOCUMENTOS PARA SU CONSULTA, DEBERA SUJETARSE A LAS DISPOSICIONES DE CONSULTA DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO. 3. LA REPRODUCCION DE DOCUMENTOS PARA SER UTILIZADOS EN TRAMITES LEGALES, EXPOSICIONES, PUBLICACIONES SE DEBE SOLICITAR POR ESCRITO A LA DIRECCION DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO. 4. EL USUARIO DEBERA DE LLENAR EL FORMATO DE CONSULTA PARA SOLICITAR LOS DOCUMENTOS.



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